ワークフローから再構築、さまざまな取引を正確かつすばやく会計処理できるように
プロスポーツクラブにおける収入の柱はおもに3つ。支援してくださるスポンサー様からの「広告料」と、観客にいただく「入場料」や「物販」の収入です。
「地域密着型の当クラブでは、スクールの運営をはじめとするホームタウン活動も。トレーディングカードの販売売上げなど、Bリーグ本体を通じた収入もあるので、スポーツクラブはキャッシュフローがすこし特殊ですね」と北郷様は話します。
「スポンサー契約も企業様によって入金タームが3カ月から1年とさまざまですし、BtoCではクレジットカード決済やQRコード決済も発生します。それらの取引をどうすれば『正確に』『すばやく』会計に反映できるのか……課題に感じていました」と続けました。
さらに三遠ネオフェニックス様では、「経理業務が孤立していた」といいます。インストール型の会計ソフトを使っていたことで、会計入力を行えるのが1人の経理担当者に限られていたためです。入金や売上計上などの申請もすべて書類で行われていました。
「伝票の記入ミスが頻発していましたね。さらには実際の取引と会計データに時差が発生し、経営状況をタイムリーに把握できませんでした。会計ソフトをクラウドにしたい、と考えていたタイミングで、Wewillさんの伴走支援の話を聞きました」と北郷様。
ソフトを導入するだけでなく、業務整理から行ってくれるーーそのことが、安心材料になったそう。当時の経理担当者様が退任され、木下様が後任となるタイミングで、クラウド会計ソフト（Freee）への切り替えを決意されました。
「Wewillさんは、Freeeを導入しながら、自社に合わせた経理オペレーションを再構築してくださるので助かりました。申請方法が1つ変わるだけでも、社員にストレスを与えてしまうもの。ワークフローを整理したうえで、『このやり方に変えてください』と社内に伝達できたことは、本当に良かったと思います。自分たちでやっていたら、今ごろ昔の会計ソフトに戻っているでしょうね（笑）」と北郷様は話しました。
伝票処理の時間が激減、担当者1人で経理が回るように
実際にはどのようなステップで、クラウド化を進めていったのでしょうか？
「当時私は、三遠ネオフェニックスに転職してきたばかり。最初の3カ月間で経理業務を引継ぎながら、Freeeへの移行も並行して進めました」と当時を振り返る木下様。
「営業をはじめとする事業部門と経理を繋ぎ、個別の取引そのものが会計データに反映されるような仕組みを、Wewillさんには構築してもらいました。
たとえば以前の話をしますと、現金を売上計上するには、営業担当者に『売上伝票』と『入金伝票』という2重の伝票を書いてもらっていたんです。それが今では、現金を銀行口座に入金すれば、同金額の取引を自動で消し込めるように。証憑をファイリングする作業もなくなりました」
経理業務は木下様がお1人で担当しています。Freeeが定着してから、木下様の働き方も変化したそう。
「私が入社したころは、まだ旧体制で経理業務をしていました。伝票処理が追いつかないのですが、子どもがいるので平日は残業ができなくて……。土日のどちらか1日はほぼ出勤しているような状況でした。 それが、Wewillさんが入ってから、完全週休2日になったんです。もちろん平日の残業もありません。『気付いたら週休2日になってる！』とすごく驚いています」
北郷様も経営上のさまざまな効果を実感しているとのこと。
「あらゆる申請を会計ソフト上で行えるようになったことで、承認手続きが楽になりました。以前は、数百円の経費を承認するにも私の押印が必要だったので、1日会社を不在にしただけでものすごい量の申請書類が溜まってしまって……。今は経費精算もスマホから申請してもらえるので、私もパソコンの画面上で承認できるようになっています」
1つひとつの会計処理をひも解き整理したことで、フロー改善にも着手できたそうです。
「たとえば、経費の事前承認を取り入れることができました。これまでは、領収書を提出されたら経費を支払うといった事後承認の流れが固まっていたのです。それが今は、私の承認を得てから発注する流れが定着しつつあります。オペレーションから改善できたお陰で『それって何の費用だっけ？』ということがなくなり、本当に助かりました」と、北郷様は胸をなでおろしました。
ネクストステップも描きやすく、事業成長を支えるバックオフィスの体制へ
Wewillの伴走支援が始まってから約8カ月。嬉しい変化も見えてきた、と木下様は言います。
「実は、経理業務の効率化を自分たちで進められるようになってきました。ワークフローが見える化されたことで、会計処理のムダに気付けるようになったお陰です。『アプリからの申請時にデータ添付された請求書で内容が分かるから、わざわざ別に集計表を作成する必要はないよね』といった会話が、社内で自然と生まれるようになっています」
木下様のコメントを受け、北郷様も社内のある変化について語ってくださいました。
「部門長たちが"言い訳"できなくなったことも、大きな変化だと思っています。最近、売り上げ情報を週1でマネージャーに開示できるようになりました。売り上げに対する社員の意識が高まっているのを感じています」
スピーディな経営が実現されはじめた三遠ネオフェニックス様。今後はどのようになっていきたいでしょうか？
「経理業務が効率化されたことで、社員みなさんの作業負担も少しずつ軽減できていると思います。全社的な業務時間の短縮に繋がりますので、今後もさまざまな経理業務の効率化を進めていきたいです」と木下様。
北郷様は、決意をこめて次のように話します。
「今、プロバスケットボールの業界では、イノベーションが加速しています。Bリーグを中心にオンライン上のファンサービスが増えました。設立当初からグローバル展開を見据えていたこともあり、海外の選手の母国向けにもオンラインサービスやECを拡充していきます。そうしたイノベーションの動きに対して、つねに先手を打っておけるよう、経理部門を強化していけたらと思います」
最後に北郷様は、「バックオフィスの課題が見極めやすくなりました。これからもWewillさんには、ソリューションをともに描き実行してもらえたら」と希望をお話しくださいました。
