業務の可視化で「属人化」から脱却！チーム最適化と平準化を実現

―― まずは西川様がSYNUPS導入前の当時の状況についてお話くださいました。

経営統括部経営管理グループには10年以上業務に尽力してきたメンバーが多く、それぞれが手帳のメモやExcelを駆使して工夫しながら業務を管理、遂行してきました。その中で業務や情報の属人化が起こっていたと感じています。異動してきたメンバーからすると、決算タイミングによって作成する資料や数値も違っており、なにをいつまでに、どのようにやるのかが不明瞭で、業務を1つ1つ理解することも、スケジュールの把握や管理も大変でした。

西川様：静岡の展示会（TECH BEAT Shizuoka 2024）がきっかけで、サービスを知りました。その中で、当部署（経営管理グループ）の業務が属人化しているという課題があり、まずは私たち経営管理グループで試験的にSYNUPSを導入し、その上で効果があれば銀行全体にも広げていこうという方針でした。属人化の問題は、経営管理グループだけでなく、本部の管理部門や各支店でも抱えている共通の課題であったため、その解決を目指して導入に至りました。 スタートアップの製品やサービスの導入経験は少なく、「使いこなせるか」という不安はありましたが、課題解決に向けた期待の方が大きかったです。

西川様：私個人的にはSYNUPSのデザインや色味が見やすく使い勝手も良いです。そして、私どもの要望でチェック機能等を追加でカスタマイズしていただいたので、助かっています。

今戸様：これまで決算毎に過去の手帳のメモを引っ張り出し、手書きで再度対応していましたが、SYNUPSは一度登録すれば次の決算時にコピーして利用できるため、業務がしやすくなりました。今「何をすべきか」が目に見えて分かる点でも助かっています。

西川様：メモやExcelでスケジュール管理していたものを、ヒアリングも含めて綺麗にSYNUPS上に落とし込み、細かく手伝っていただいたので非常に助かりました。

今戸様：頭の中で煩雑になっていた内容を項目ごとに分けて、まとめていただいたので、「今やらなければならない作業」が一目見て分かるようになりました。アドバイスから振り返ってみて、自分の中で時間がかかっていたところも整理ができて業務効率化に繋がっていると思います。

西川様：以前は担当ごとに業務が完全に分かれており、繁忙期と閑散期がそれぞれあり業務の平準化ができていませんでした。SYNUPSを導入したことで、誰が今、何をしているかが可視化され、閑散期の担当者が繁忙期の業務を支援できる体制が整いつつあります。チーム全体で業務に取り組む意識が高まってきました。

今戸様：本決算までの業務はほぼ可視化できました。今後は業務ごとのレベル感を整理して、難易度の低い業務は誰でも対応できるようにし、平準化を進めたいと考えています。分野を超えて協力できる体制づくりが次のステップだと思っています。SYNUPSをどんどん活用していきたいです。

今戸様：全国的に、特に高知では、人材不足が大きな課題となっています。人口減少を背景に働き手が減り、転職が当たり前になっている現代において、SYNUPSのような業務を可視化し、標準化できるシステムは非常に重要です。このようなツールは、属人化の解消、業務の平準化、そして分業の推進に大いに役立つと考えられます。これからの日本企業が抱える課題を解決するための、重要なツールの一つになり得ると思っています。