多拠点管理により煩雑化していた請求書管理を電子化して一本化。法改正への対応やインボイスへの準備も同時に完了

個別指導塾をフランチャイズで展開しています。現在、全国に約250教室があります。8年前から保育事業も手掛けていて、浜松市を中心に15の保育園を運営しています。この4年ほどで運営する保育園数は急増しました。

主に保育事業なのですが、拠点数の増加に伴って経理業務や勤怠管理が煩雑化していました。民間や行政から運営を引き継いだ園が2か所あったほか、グループ会社によっても会計の仕方がばらばらで、給与計算や勤怠管理を効率化する必要性を感じていました。しかし、人数が少ない中、それぞれ別拠点などで仕事をしており他の担当者の業務内容が見えていなかったこともあって、行動できずにいました。

各拠点への現状ヒアリングをもとに、課題の抽出を行ってもらいました。その後、大きな課題だった請求書管理について、新システム導入などによる電子化に伴走していただきました。 ヒアリングは、これまで不透明な部分も多かった「誰が何の業務を担当しているのか」の棚卸しから始まり、事業所によって何をどういう名目で経費計上しているかなどを細かく明らかにしていきました。バックオフィス業務を担う浜松市中区の本社、中区佐鳴台にある個別指導塾と事務所の3拠点にWewill担当者がヒアリングに入りました。社内の者同士では聞きづらいことも外部の立場から吸い上げてもらい、問題点がクリアになったと思います。 取り組んだ請求書管理の電子化では、これまで３拠点に届いていた請求書の送付先を本社に統一し、かつメールで送付してもらうようにしました。また、請求書受取・支払処理を効率化するSaaSシステムを導入。システムのセットアップや使用法のレクチャーなどを担っていただきました。

ほとんどの請求書類はこれまで紙での受け取りだったのですが、約300社の取引先のうち7割くらいは電子化に対応してくれました。こちらの受け取り体制も1拠点への集約となり、かなり楽になりました。それまで拠点間の経理関係書類のやりとりは郵送だったり、社員に届けてもらったりしていたのですが、請求書の承認・確認（支払依頼）がシステム内で電子的にできるようになったので、書類のやり取りも不要になりました。 また、月末の振込業務はこれまで半日程度かかっていたのが、SaaSシステムとの連携によって5分程度に短縮されました。他の社員からも、システムの導入で請求書の登録業務の自動化が進み、楽になったという声を聞いています。社員の経費精算についても、レシートと併せて書面で提出していたものから電子申請に変更しました。こちらはまだ移行途中ですが、負担が減った社員は多いと思います。

これまで使ったことのないシステム導入に伴い、使い方を学ぶ時間がなかなか取れないのが難しかったです。担当社員が揃って時間を取れるタイミングがなかなかなく、Wewillの担当者に複数回レクチャーに来てもらいました。最初は慣れないので「今まで通りの方が早いじゃん」と思ってしまうこともありましたが、やり方が分かっていけばどんどん楽になることが見えてきました。

効率化によって生まれた余裕で、過去の請求書類の整理をしたいです。これまで、過去の請求書の取り扱いについて問い合わせがあっても、該当書類を確認するのに時間がかかっていました。過去のファイルを整理し、きれいに保存していきたいです。 どうしても目の前の仕事をこなすことに精一杯になってしまいがちで、社内だけでは新しいシステムを入れるというアクションは起こらなかったと思っています。ですので、Wewillに入ってもらって良かったです。

ヒーローズHDはもともとパソコンなどのITを活用した塾として約20年前に始まりました。当時は色物として見られましたが、いまはITツールを使うことが当たり前になりました。自動運転や飲食店での配膳ロボットなどもそうですが、「楽をしたい」と思って物事を変えていくのは大事で、結果として事業も大きくなると考えています。 塾は現在250教室ありますが、目標として掲げている500教室を10年で達成したいと思っています。保育事業については、浜松市が待機児童ゼロを達成したので規模を拡大するよりも、テクノロジーを活用しながら、保育の質を上げていくことに注力していきたいと考えています。