管理物件13,000戸の経理効率化とペーパーレス化を実現

渡邊様：借主様の入居・退去に合わせて手続きが発生するため、物件管理部門における経理業務がもっとも多くなります。契約金・家賃等の入金管理やリフォーム代金の請求処理に関しては、賃貸管理システムを利用して行い、オーナー様へお支払・ご請求まで行っております。一方、取引業者様をはじめとするリフォーム工事請求書などの支払業務や、退去精算に伴う借主様への返金業務など、支払に関しては多くの経理処理を対応しております。そうした支払の確認・取りまとめ処理が、13,000戸を管理させていただく中で日々発生しているような状況です。

山浦様：不動産業界には「繁忙期」があります。就職や転勤、入学などの転機が重なる4月に向け、引っ越し需要が集中するというものです。当社でも年間に発生する退去件数のうち約半数が、1月から4月までの4カ月間に集中しています。オーナー様の立場に立って考えると、このハイシーズンの入居需要を逃してはなりません。そこで退去が決まったお部屋は、次の入居を誘致できる状態にできるだけ早く戻す必要があるのです。

山浦様：課題意識がありながらも、何から着手すればいいのか分からないような状態で……。専門家のアドバイスを求めていたとき、「Wewillさんという、経理の伴走支援をしてくれる会社がある」と、ある社員が話をもってきてくれたのです。経理業務の整理と再構築を行ってくださるとのことで、さっそく相談に乗ってもらいました。

渡邊様：まずは業務の見える化をしたいと、マニュアルの作成をWewill黒野さんに相談しました。すると「業務の棚卸しを行いながら、ガントチャートを作りましょう。それそのものがマニュアルとタスク管理の役割を果たしてくれますよ」とご提案をいただいたのです。

山浦様：なるほど、と思いましたね。ガントチャートにすれば、誰が何の業務をいつまでに終えようとしていて、今はどの業務を行っているのか一目瞭然だからです。メンバー同士、お互いの業務を共有できるようになりますよね。自分のやり方やスピードが他のメンバーと比べて適正かどうかも確認でき、チーム内の安心感にもつながります。ガントチャートの運用を始めたころから、経理部門内みずから「業務を改善していこう！」という気運が高まりました。Wewillさんとのパートナーシップが社内の意識変革のきっかけにもなったと感じています。

渡邊様：実は、毎月1,000枚近く提出されてくる発注書・検収書の整理保管・突合業務を削減できたことが大きな成果だったと思います。以前は、原状回復やリフォームにかかった工事代の請求書突合を手作業で行っていました。Wewillさんには、この請求書突合をデータ活用によって効率化していただきました。工事番号と各証憑をひもつけ管理することで、システム上で請求内容の成否を判断できるようなりました。発注書と検収書も、以前のようにこと細かに分類して保管する必要もなくなり、丸3日かかっていた請求書の突合作業も今では1日もかからないほどにまで短縮できています。

山浦様：丸八不動産グループは、お陰様で2025年に創立50周年を迎えます。実は、管理戸数が1万を超えたとき、2025年までに管理戸数を2万戸にするという大きな目標を立てました。経理業務を効率化しなければ、到底達成できない数字でしょう。そのようなタイミングでもあったので、Wewillさんに伴走支援をしていただけたのは、大変ありがたいことでした。その中で経理業務の効率化は当社としても重要な経営課題です。これからもWewillさんと連携を深め、丸八不動産グループだからこそできるサービスを追求していきたいと考えています。